Как составляется служебная записка образец
Оглавление:
- Служебная записка от работника: цели и образец
- Оформление служебной записки по госту образец
- Инструкция: составляем служебную записку
- Особенности написания служебной записки на все случаи жизни: образец
- Как правильно оформить докладную записку. Основной текст должен начинаться ниже и с красной строки. Конкретные примеры
- Служебная записка. Образец написания
- Как составить служебную записку
- Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные
- Служебная записка образец
- Служебная записка — пример написания
- Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная
- Как написать служебную записку: примеры и образцы
Служебная записка от работника: цели и образец
Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте. В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.
Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении, — краткость.
В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст не должен занимать более 6-7 строк.
Унифицированной формы для бумаги нет, используется произвольная.
Несмотря на это, при написании следует учитывать положения , которые требуют наличия следующих реквизитов:
- ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.
- вносится дата его составления и номер;
- бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
- описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения…», далее текст должен содержать конкретную просьбу;
- далее указывается наименование документа;
Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично. На многих предприятиях принят электронный документооборот.
Поэтому служебная записка, пример написания которой был выше, может быть оформлена в электронном виде. В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия.
Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь.
Оформление служебной записки по госту образец
Это своеобразный вид переписки между структурными подразделениями. На практике, в деятельности практически любой организации возникают ситуации, требующие документирования информационных взаимоотношений отделов.
В этих ситуациях и используются служебные записки. Служебная записка – документ, являющийся основным видом коммуникации, происходящей внутри любой организации или ее подразделений практически по всем вопросом рабочего процесса. Посредством этого вида документа решаются вопросы как внутри подразделений, так и между работниками и вышестоящими должностными лицами.
Как правило, служебные записки используются с целью отображения информационных отношений между отделами и лицами, работающими в них, документально. Служебная записка составляется руководителями одних подразделений на имя руководителей других подразделений учреждений или организаций. Только в этом случае (равнозначного должностного статуса) данный вид документа отличается от обычной докладной записки.
Инструкция: составляем служебную записку
Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4.
При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка. Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации.
Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля. В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика.
Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например:
«Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…»
.
Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.
Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов: Сотрудник создает служебку.
Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ. Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел. Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию,
Особенности написания служебной записки на все случаи жизни: образец
В таком случае он сможет снять с себя ответственность за некачественное или несвоевременное рассмотрение задачи.
В некоторых случаях, на основании служебной записки составляется приказ необходимости совершения того или иного действия. Кроме служебных, бывают еще и объяснительные записки, о которых вы можете прочесть в этой статье.
В список реквизитов входят:
- Наименование официальной бумаги.
- Дата написания и номер.
- Шапка, где прописываются данные получателя, такие как ФИО и должность.
- «Тело» документа, где первоначально описывается имеющаяся ситуация, после чего составитель обозначает свою просьбу.
- Заголовок, из которого сразу понятен предмет переписки.
- Должность работника, составившего официальное послание, его подпись и полные ФИО автора.
Часто текст записки начинается со слов “Довожу до вашего сведения…”, после чего идет уже основная информация.
Началом документа должны выступать данные организации и составителя официального письма.
Само название документа пишется посередине.
Как правильно оформить докладную записку.
Основной текст должен начинаться ниже и с красной строки. Конкретные примеры
Пишется работником по собственной воле.
В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц.
Этот документ несет юридическую силу.
Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными: урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера; рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности; донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие); объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством; регулярные отчеты о ходе выполнения работ; жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства; разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
Служебная записка.
Образец написания
В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки). Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию.
Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии.
Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора.
Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц.
Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию. Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения
- о наименовании предприятия,
- должностном лице, к которому она направляется.
- дате ее составления,
- сотруднике, который пишет записку,
Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.
Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.
Как составить служебную записку
Но есть и другая причина: иногда руководители саботируют формализацию системы внутренних документов.
Документально подтвержденную информацию о состоянии дел в организации, поручениях в адрес должностного лица или, скажем, распоряжениях о порядке действий в конкретных ситуациях трудно опровергнуть. Работа в хаосе дает определенные преимущества: нет ничего проще, чем отказаться от факта передачи устной информации, так же как и указаний, данных тет-а-тет. Всем знакома ситуация, когда работник регулярно получает в устном виде взаимоисключающие указания, неисполнение любого из которых влечет за собой административные санкции.
Служебная записка – это внутреннее деловое письмо, с помощью которого можно быстро и эффективно решать текущие производственные вопросы. Основное назначение служебной записки – обмен служебной информацией между равными по должностному статусу работниками одной организации. Цели составления служебных записок могут быть разными: • горизонтальные коммуникации руководителей структурных подразделений/должностных лиц при решении общих производственных вопросов и проблем; • эффективное информационное взаимодействие: – рассылка объявлений/извещений для работников организации; – обмен оперативной информацией между структурными/самостоятельными подразделениями и филиалами; – запрос справочной информации; – проведение инструктажа; – сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка); • решение текущих вопросов административно-хозяйственного, материально-технического, информационного и иного обеспечения; • разрешение спорных и конфликтных ситуаций.
Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные
При этом не надо включать в записку вопросы, которые можно решить устно и которые не требуют документального оформления;
Объясняет причины какого-либо события, факта, поступка, происшествия, в том числе нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручений, отступлений от установленных правил работы, возникновения внештатных ситуаций (авария, ДТП, кража и пр.). При желании письменные объяснения, которые требуется составлять для наложения на работника дисциплинарного взыскания, также могут быть оформлены как объяснительные записки, ; Направленность Обращение к руководству:
- от руководителя отдела к руководителю компании;
- от работника к руководителю отдела;
- от руководителя филиала к руководителю головного подразделения
Переписка между руководителями или работниками одного уровня управления, не подчиненными друг другу по должности, по вопросам, входящим в их компетенцию Объяснение (пояснение) нижестоящего должностного лица вышестоящему Виды записок по назначению
- инициирующие принятие решения;
- отчетные
- чисто информативные;
- объясняющие действия конкретного работника (подразделения);
- описывающие какое-либо событие
Структура I раздел — изложение причин, фактов или событий, послуживших поводом для ее написания; II раздел — при необходимости — анализ сложившейся
Служебная записка образец
Служебная записка — образец оперативного взаимодействия между руководством и работниками одного подразделения или руководством разных подразделений.
Цель документа — информировать о производственных проблемах, препятствующих эффективному исполнению трудовых обязанностей. Форма служебной записки образец также позволяет включить в текстовую часть предложения по исправлению сложившейся ситуации, в том числе, предложения о премировании сотрудников. Поэтому служебная записка часто является основанием для принятия управленческих решений, направленных на повышение мотивации, производительности и эффективности труда.
Хоть служебная записка и является частью внутреннего документооборота, к ее оформлению предъявляются требования, установленные . Исполнение требований стандарта и заполнение всех необходимых реквизитов подтверждают юридическую силу этого документа. Это необходимое условие, ведь на основании информации, изложенной в служебной записке, принимаются управленческие решения.
Поэтому до того, как написать служебную записку, ознакомьтесь с требованиями ГОСТ. Стандартом установлен перечень реквизитов этого вида документов, обязательных для заполнения.
К ним относятся:
- подпись, фамилия и инициалы составителя.
- наименование вида внутреннего документа – «Служебная записка»;
- заголовок к тексту;
- текстовая часть;
- дата составления;
- внутренний регистрационный номер документа;
- должность, подразделение, фамилия и инициалы адресата;
- название подразделения, в котором числится автор записки;
Подсказка от журнала «Справочник секретаря».
Служебная записка — пример написания
и должности составителя и адресата записки, структурных подразделений, в которых они работают;
В основном текстовом блоке записки фиксируются:
- события и факты, ставшие поводом для ее составления;
- отношение составителя к соответствующим событиям и фактам, некоторый анализ ситуации с его стороны;
- рекомендации адресату записки или просьба к нему, касающаяся оценки событий и фактов, о которых говорится в документе, или мер реагирования на них.
ООО «Мастер» Отдел продаж СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА от 09.06.2017 г. № 1 Отдел маркетинга Руководителю Степанову С.Н. О предоставлении аналитической сводки по целевому рынку продаж дистрибутивов ОС Wonders с января по май 2017 года Уважаемый Станислав Николаевич!
Отдел продаж ООО «Мастер» в период с 13.06.2017 года по 23.06.2017 года будет утверждать стратегию продаж дистрибутивов операционной системы Wonders Express Edition на 2 полугодие 2017 года.
Данная стратегия будет представлена директору по маркетингу и станет предметом обсуждения на совете директоров компании 26.06.2017 года.
Для корректного составления стратегии продаж дистрибутивов прошу Вас предоставить к 13.06.2017 г.
Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная
Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу. Виды докладных записок По содержанию докладные записки подразделяются:
- информационные;
- на инициативные;
- отчетные.
Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.
Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы. Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п. В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:
- на внешние;
- внутренние.
Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:
- дату;
- индекс;
- наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
- адресата;
- место составления;
- подпись руководителя;
- наименование организации;
- фамилию исполнителя, номер его телефона.
- заголовок к тексту;
- текст;
Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).
Пример 1 Внешняя докладная записка Общество с ограниченной ответственностью «Север» (ООО «Север») ул.
Как написать служебную записку: примеры и образцы
Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.
Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды служебных писем:
- информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.
- сообщение о направлении в командировку;
- сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
- предложение о дополнительном премировании;
- запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
Таким образом, видов докладных очень много, в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов.
Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированный шаблон служебной записки законом не установлен, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.