Главная / Законодательство / Карточки т 2 на сотрудников уволенных подшиваются с заявлениями

Карточки т 2 на сотрудников уволенных подшиваются с заявлениями

Карточки т 2 на сотрудников уволенных подшиваются с заявлениями

Срок хранения личной карточки


Иногда сразу можно внести данные в пятый и шестой разделы, если соискатель в момент трудоустройства имеет на руках удостоверения и дипломы. Все остальные графы кадровик заполняет по мере необходимости.

Завершающая запись — об увольнении — вносится в последний рабочий день. ВАЖНО! Игнорировать требования закона, говорящие об обязательности этого кадрового документа, опасно! Материалы по теме На первый взгляд, не важно, где хранить их: в папках в шкафу или в компьютере — в каждой компании решают индивидуально.

Главное — иметь необходимую информацию о сотруднике. Но это распространенное заблуждение.

ВАЖНО! После заполнения первых двух разделов формы Т-2 следует ознакомить сотрудника с текстом, который фактически дублирует все записи из трудовой книжки. Он должен поставить свою подпись, подтверждая достоверность данных. А это значит, что Т-2 придется распечатать. Соответственно, кадровик вынужден далее дублировать вновь поступающую информацию: в компьютер вносить в обычном порядке, а в распечатанный и подписанный бланк — вписывать от руки.
Работник подписывается под каждым зафиксированным передвижением.

Где должны храниться личные карточки Т-2 в этом случае? Инструкции по кадровому делопроизводству рекомендуют размещать их в отдельных номенклатурных папках:

  1. в безопасном месте.
  2. отдельно от личных дел;
  3. отдельно по действующим и уволенным;
  4. отдельно от приказов о приеме на работу;

Желательно держать их в сейфе, чтобы никто, кроме ответственного лица, не получил к ним доступ.

Увольнение в личной карточке сотрудника по форме Т-2

При этом на каждое внесение данных сотрудник должен ставить свою подпись. Поэтому наличие бумажной версии обязательно.

  • Карточка оформляется на основании оригиналов документов, предоставленных самим сотрудником.
  • Существует ряд правил, которых необходимо придерживаться при заполнении кодировок:

    • ЕСли запись отсутствует или ответ отрицательный (не имею, не состою и т. д.) оставьте кодируемую часть пустой.
    • При каждой записи в трудовой книжке, например, о переводе, работодатель обязан продублировать запись в личном деле и ознакомить сотрудника под подпись ()
    • Даты нужно кодировать арабскими цифрами в порядке день/месяц/год: 02.05.2018.
    • При указании дат месяц пишется полностью, а год состоит из 4 цифр: 5 мая 2020 г.
    • Если неправильно заполнить поле кодирования (ошибки в записях или запись не относится к данному блоку), документ считается испорченным и его нужно переписать. Рекомендуем обращать внимания на вносимые коды либо оставить поля пустыми до момента сдачи карточки в архив.

    При заполнении разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией, утв. .Для заполнения 11 раздела карточки используются сведения из приказа о расторжении трудового договора с использованием тех формулировок, что указаны в нем.Датой увольнения считается день, когда сотрудник последний день выполнял свои обязанности на предприятии.

    Подпись в этом разделе ставится не только работником, но и кадровиком.Хранение личных карточек уволенных сотрудников происходит в архиве предприятия.

    Формирование и хранение личных дел сотрудников организации

    Записи в таких документах можно делать от руки или с помощью компьютера;

  • ЛД, в котором хранятся копии индивидуальных документов работника, таких как трудовой договор, должно храниться в месте, недоступном для несанкционированного просмотра документов, содержащихся в нем.
  • Как правило, все документы в личном деле подшиваются в скоросшиватель либо хранятся в папке на завязках, при этом они должны располагаться в последовательности, установленной инструкцией. В состав личного дела могут входить следующие документы:

    1. копия приказа о приеме на работу;
    2. отметки о полученных работником взысканиях и наградах;
    3. копии личных документов, которые предоставляет работник при приеме на работу (паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом, военный билет);
    4. заявление работника о приеме на работу;
    5. копия приказа об увольнении;
    6. заявления и копии приказов, отражающие передвижения работника внутри организации (изменение наименования должности, перевод и т.д.);
    7. личная карточка формы Т-2, причем она должна быть заведена на каждого работника, независимо от того, формируют ли на предприятии личные дела;
    8. заявление об увольнении, либо другой документ, послуживший основанием для расторжения трудового договора.
    9. один экземпляр трудового договора и дополнительные соглашения к нему;
    10. документы, свидетельствующие о праве работника выполнять порученную ему работу (водительское удостоверение, медицинские справки);

    Хранение карточек т2 отельно или в личном деле

    Личные карточки следует хранить в запираемом на ключ шкафу или в сейфе.

    Категорически запрещается оставлять личные карточки без присмотра. Правило простое: поработали с документами и вернули их обратно «под замок». Личные карточки формируются в дела по годами увольнения работников. Уволился работник, закрыли его карточку и поместили в дело. Внутри дела личные карточки располагаются по алфавиту.

    Год закончился – передали в архив папку «Личные карточки уволенных работников за 2017 год». Личные карточки обычно сшивают в тома, хотя некоторые и оформляют каждую в собственную обложку. Можно и так, и так. Нельзя только увязать личные карточки в связки и хранить их в таком виде.

    Это документ долговременного (50 лет, ст.

    Важно Личные карточки формы № Т-2 ведутся всеми работодателями независимо от формы собственности, за исключением ИП, который вести карточки может, но это не входит в его обязанность.

    Данный документ заполняется на всех работников: основных и совместителей, временных и сезонных, кроме работников, трудящихся по гражданско-правовым договорам. Карточка считается основным документом по учету личного состава.

    Личная карточка открывается с момента начала трудовой деятельности работника (при приеме на работу) до его увольнения. Личные карточки – это обязательные кадровые документы для учета труда и его оплаты, утвержденные Постановлением № 1.

    Если работник потерял трудовую книжку, то ее данные можно восстановить лишь на основании личной карточки, в которой указывается трудовой стаж работника.

    Как сшивать личные дела уволенных сотрудников

    Внимание К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем.

    Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

    Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты.

    При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела. 3.6.18. Помощь: Подготовка личных дел, оформленных с нарушениями, к сдаче в архив — некоторые личные дела отсутствуют; — на работников, которые работали по совместительству, а впоследствии принимались на постоянную работу, не были заведены новые дела.

    Устранить некоторые нарушения (например, получить заявление от работника, который уже давно уволен) не представляется возможным.

    Как поступить сотрудникам подразделений при подготовке таких дел к сдаче в архив? Какие документы необходимо оформить? Должны ли быть сделаны какие-то отметки в личных делах, оформленных с нарушениями? — подшивку или переплет; — нумерацию листов; — составление заверительной надписи; — составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях); — оформление реквизитов обложки дела.
    Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела.

    Тема: Хранение документов уволенных сотрудников

    После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение.личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке. Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и другие осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организациях создается архив.

    В архивный фонд организации попадает лишь часть документов, он не включает в себя документы с кратким сроком хранения (до 10 лет включительно).

    Архивный фонд организации состоит из документов долговременного хранения (свыше 10 лет) и постоянного хранения, включая документы по личному составу, которые имеют экономическое, социальное, политическое, культурное, историческое и иное значение.

    Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации или работодателем. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии. В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002, организация должна обеспечить архив специально оборудованным помещением и кадрами.

    Иск об увольнении

    Материал складируется просто на территории, не в помещении. Есть сторож, но нет видеонаблюдения. Отгрузка материала будет производится через весы.

    юрист: Усов Р.Н.статус: вопрос решёнвопрос: Выясняется что у нас недостача товара, с каждого снимают по 25 т рублей, но никакого акта ревизии я не видел и не подписывал.

    Тем более привезли трудовые книги где уже стоят записи об увольнении. Хотя, повторюсь, мы ничего не писали.

    подскажите как быть.

    юрист: Рогожина О.В.статус: в ожиданиивопрос: Добрый день! Спасибо!

    юрист: Иванова Е.В.статус: требуются уточнениявопрос: Есть 2 ИП, муж и жена, допустим, Иванов Д.

    Скажите какие выплаты полагаются военнослужащему при увольнении, по окончании контракта (продлевать не хочу), выслуга 14 лет вместе с военным училищем (ТОВМИ). Я женат, но квартиру так и не получили, при этом 2 года не был в отпуске.
    В. ! ) предоставил расходник с моей подписью в получении денег.

    юрист: Фокин А.А.статус: вопрос решёнвопрос: Имею выслугу 23.

    Ю. и Иванова Э. В. Возникла проблема с выплатой ЗП после увольнения. Обратилась в труд. Инспекцию. Работодатель (трудоустроена я была на Иванову Э.

    5 лет. Находясь в отпуске написал рапорт на увольнение в связи с уходом на пенсию.

    При выходе из отпуска, по мнению начальства я прогулял один день.

    Личная карточка работника по форме Т-2.

    Образец заполнения

    Но даже они зачастую ведут карты собственному желанию, чтобы использовать их в управленческой работе. Законодательство не устанавливает четких сроков для создания карточки Т-2. Оптимальный вариант – создать ее в момент взятия человека на должность, но можно и повременить.

    Главное – чтобы отметка в трудкнижке о взятии на должность была продублирована в карточке. Для успешного создания карточки Т-2 необходим ряд бумаг:

    1. договор о принятии на работу;
    2. автобиография (необязательно – работник может подать сведения и устно).
    3. диплом или другие подтверждения образования, квалификации, спецзнаний;
    4. свидетельство о пенсионной страховке;
    5. паспорт;
    6. для лиц, которых могут призвать в армию – документы военного учета;
    7. приказ, выписанный работодателем;
    8. трудовая книжка (или другой способ подтверждения стажа работы);

    Важно!

    Специфика работы, на которую принимается человек, иногда вызывает необходимость предоставления дополнительных бумаг. Работодатель обязан запросить их, чтобы информация в карточке Т-2 была полной. Чтобы заполнить раздел 2, который содержит информацию о военном учете, понадобятся такие документы:

    1. для людей, находящихся в запасе – временное удостоверение или полноценный военный билет;
    2. для людей, которые могут быть призваны – подтверждение того, что человек подлежит призыву.

    Форма Т-2 – это довольно крупный документ, поэтому мы рассмотрим ее заполнение отдельно для каждого из 11 подразделов.

    Как сшить личные карточки уволенных сотрудников

    Заголовок дела» указываются фамилия, имя и от­чество уволенного работника. Образец оформления внутренней описи дела с личными карточками уволенных работников смотрите в рубрике «Полез­ная документация» на с.

    27 журнала. Личные дела уволенных работников Существует 2 способа формирования личных дел уволенных работников: каждое личное дело уволенного работника подшивается и оформляется отдельно; все личные дела уволенных работников под­шиваются в одно дело по году увольнения. При первом и втором вариантах формирова­ния личных дел уволенных работников все доку­менты внутри каждого личного дела располагайте в порядке, предусмотренном п.

    6 гл. 2 Инструк­ции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постанов­лением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее — Инструкция).

    Личные дела уволенных работников нумеруйте черным графитным карандашом в правом верх­нем углу.

    В случае если личные дела каждого уво­ленного работника подшиты отдельно, вам необ­ходимо нумеровать каждое дело самостоятельно. Если личные дела уволенных работников сброшю­рованы в тома по году увольнения, то все докумен­ты этого тома нумеруются валовым порядком. Принцип нумерации одинаков для всех личных дел независимо от способа формирования дела.

    Важно Если в деле встречается сложенный лист, то он раз­ворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.

    Лист любого формата, подшитый за один край, ну­меруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как 2 листа.

    Как сшить личные карточки уволенных сотрудников

    Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов.В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела.

    Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно.Документы в него помещаются в порядке их поступления.В личное дело включаются:- анкета (личный листок по учету кадров);- копии документов, подтверждающих квалификацию работника (копии дипломов об окончании учебного заведения, свидетельств о дополнительном профессиональном образовании, свидетельств о повышении квалификации, дипломов о присвоении ученых степеней и званий и др.); — копия страхового пенсионного свидетельства;- трудовой договор;- копия приказа о приеме работника на работу;- опись документов, имеющихся в личном деле.По мере изменения положения работника в организации личное дело пополняется копиями приказов по личному составу, документами об аттестации, повышении квалификации и др.В начало дела помещается внутренняя опись его документов, которая является учетным документом личного дела. Внутренняя опись составляется по установленной форме (приложение).Таким образом, личные карточки относятся к той категории дел, для которых п.

    3.6.3 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением коллегии Росархива от 06.02.2002 [3] (далее — Основные правила), установлено требование

    Личная карточка работника Т-2: образец заполнения

    Поправки оговаривают, что взамен Министерство обороны утвердит перечень учетных документов. Пока изменений нет, и работодатели вправе пользоваться личными карточками, поскольку это предусмотрено , утв.

    11.07.2017. Чтобы не нарушить законодательство, следите за новостями. В настоящее время, когда большинство процессов автоматизировано и исполняется в электронном виде, этот документ, как нам кажется, не нужен и представляет собой рудимент кадрового делопроизводства, отвлекающий ресурсы на его заполнение и хранение.

    А хранить его надо постоянно, пока человек работает, и еще плюс 75 лет после его увольнения. Минимально работник расписывается в карточке три раза:

    1. за достоверность сведений при приеме на работу;
    2. при ознакомлении с записью о приеме на работу в трудовой книжке;
    3. при увольнении.

    В последующем, если сотрудник переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносятся соответствующие изменения, человек каждый раз расписывается в карточке рядом с дублирующей записью об этих сведениях.

    Разберем образец заполнения личной карточки работника (форма Т-2) 2020 года. Образец заполнения карточки Т-2 начинается с так называемой шапки или основных реквизитов организации. Вписываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

    Вносим сведения в таблицу, в которой указываем дату заполнения, табельный номер сотрудника, его ИНН (при наличии) и СНИЛС, вид и характер работы (как в трудовом договоре), пол. В ячейке «Алфавит» ставится первая буква фамилии работника.

    Как сшить личные карточки уволенных сотрудников

    При этом уточняются сведения о семейном положении, образовании, месте работы (подразделении организации), должности, месте жительства или месте пребывания граждан, другие сведения, содержащиеся в документах граждан, принимаемых на воинский учет; … 31.

    В целях сбора, хранения и обработки сведений, содержащихся в личных карточках граждан, подлежащих воинскому учету, организации и их должностные лица: а) определяют граждан, подлежащих постановке на воинский учет по месту работы и (или) по месту жительства, и принимают необходимые меры к постановке их на воинский учет; б) ведут и хранят личные карточки граждан, поставленных на воинский учет, в порядке, определяемом Министерством обороны Российской Федерации. Рис. 1 Личные карточки относятся к категории дел временного (свыше 10 лет) хранения.

    Согласно ст. Кто ведет личные карточки? Форма Т-2 оформляется сотрудниками кадровой службы на основании приказа (или распоряжения) руководителя о приеме на работу.

    Где хранить личные карточки? Они хранятся в шкаф. Шкаф закрывают на ключ для исключения свободного доступа посторонних лиц и работников к этим документам.

    Как располагаются личные карточки?

    Они распределяются по структурным подразделениям, внутри каждого — пофамильно по алфавиту до третьей буквы при помощи разделителей. При увольнении работника личные карточки изымаются из списка работающих и хранятся отдельно, распределившись по годам увольнения, а внутри каждого года — по алфавиту.

    Заголовок документа» указываются фамилия, имя, отчество уволенного работника.

    Карточки т 2 на сотрудников уволенных подшиваются с заявлениями

    Сохранность информации в отдельных делах значительно выше, чем в нарядах.

    Из нарядов «утечка информации» происходит чаще.

    Например, кто-то получил разрешение руководства ознакомиться с личным делом уволенного работника Смирнова П.А., но в наряде были подшиты еще 15 личных дел. Таким образом «любопытный исследователь» может без проблем «изучить» еще дополнительно 15 личных дел уволенных в том же году.

    Есть еще причина, по которой лучше формировать личные дела работников не в наряды, а отдельно.

    Согласно ст. 656 а) ПТУД личные дела руководителей организации и других «привилегированных» категорий работников должны храниться постоянно, а не 75 или 50 лет, как у остальных.

    Важно ТК РФ). В любом случае (независимо от установленного в организации порядка) определите сотрудника, ответственного за подготовку документов (в т.

    ч. кадровых) к их передаче на архивное хранение.

    Соответствующие обязанности могут быть возложены на сотрудника, например, приказом руководителя.

    Это следует из положений абзаца 1 пункта 6.3 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст). Проведение экспертизы ценности документов Статья об оформлении личной карточки поможет вам не допускать ошибок в работе.

    По общему правилу передаче документов (в т. ч. кадровых) на хранение в архив организации предшествует экспертиза ценности документов. Ее проводят ежегодно, чаще всего в начале календарного года (п.

    На основании п. 1 ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ от 22.