Карточки т 2 на сотрудников уволенных подшиваются с заявлениями

Срок хранения личной карточки

Иногда сразу можно внести данные в пятый и шестой разделы, если соискатель в момент трудоустройства имеет на руках удостоверения и дипломы. Все остальные графы кадровик заполняет по мере необходимости.

Завершающая запись — об увольнении — вносится в последний рабочий день. ВАЖНО! Игнорировать требования закона, говорящие об обязательности этого кадрового документа, опасно! Материалы по теме На первый взгляд, не важно, где хранить их: в папках в шкафу или в компьютере — в каждой компании решают индивидуально.

Главное — иметь необходимую информацию о сотруднике. Но это распространенное заблуждение.

Где должны храниться личные карточки Т-2 в этом случае? Инструкции по кадровому делопроизводству рекомендуют размещать их в отдельных номенклатурных папках:

1. в безопасном месте.
2. отдельно от личных дел;
3. отдельно по действующим и уволенным;
4. отдельно от приказов о приеме на работу;

Желательно держать их в сейфе, чтобы никто, кроме ответственного лица, не получил к ним доступ.

Увольнение в личной карточке сотрудника по форме Т-2

При этом на каждое внесение данных сотрудник должен ставить свою подпись. Поэтому наличие бумажной версии обязательно.

Существует ряд правил, которых необходимо придерживаться при заполнении кодировок:

• ЕСли запись отсутствует или ответ отрицательный (не имею, не состою и т. д.) оставьте кодируемую часть пустой.
• При каждой записи в трудовой книжке, например, о переводе, работодатель обязан продублировать запись в личном деле и ознакомить сотрудника под подпись ()
• Даты нужно кодировать арабскими цифрами в порядке день/месяц/год: 02.05.2018.
• При указании дат месяц пишется полностью, а год состоит из 4 цифр: 5 мая 2023 г.
• Если неправильно заполнить поле кодирования (ошибки в записях или запись не относится к данному блоку), документ считается испорченным и его нужно переписать. Рекомендуем обращать внимания на вносимые коды либо оставить поля пустыми до момента сдачи карточки в архив.

При заполнении разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией, утв. .Для заполнения 11 раздела карточки используются сведения из приказа о расторжении трудового договора с использованием тех формулировок, что указаны в нем.Датой увольнения считается день, когда сотрудник последний день выполнял свои обязанности на предприятии.

Подпись в этом разделе ставится не только работником, но и кадровиком.Хранение личных карточек уволенных сотрудников происходит в архиве предприятия.

Формирование и хранение личных дел сотрудников организации

Записи в таких документах можно делать от руки или с помощью компьютера;

Как правило, все документы в личном деле подшиваются в скоросшиватель либо хранятся в папке на завязках, при этом они должны располагаться в последовательности, установленной инструкцией. В состав личного дела могут входить следующие документы:

1. копия приказа о приеме на работу;
2. отметки о полученных работником взысканиях и наградах;
3. копии личных документов, которые предоставляет работник при приеме на работу (паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом, военный билет);
4. заявление работника о приеме на работу;
5. копия приказа об увольнении;
6. заявления и копии приказов, отражающие передвижения работника внутри организации (изменение наименования должности, перевод и т.д.);
7. личная карточка формы Т-2, причем она должна быть заведена на каждого работника, независимо от того, формируют ли на предприятии личные дела;
8. заявление об увольнении, либо другой документ, послуживший основанием для расторжения трудового договора.
9. один экземпляр трудового договора и дополнительные соглашения к нему;
10. документы, свидетельствующие о праве работника выполнять порученную ему работу (водительское удостоверение, медицинские справки);

Хранение карточек т2 отельно или в личном деле

Личные карточки следует хранить в запираемом на ключ шкафу или в сейфе.

Год закончился – передали в архив папку «Личные карточки уволенных работников за 2017 год». Личные карточки обычно сшивают в тома, хотя некоторые и оформляют каждую в собственную обложку. Можно и так, и так. Нельзя только увязать личные карточки в связки и хранить их в таком виде.

Это документ долговременного (50 лет, ст.

Важно Личные карточки формы № Т-2 ведутся всеми работодателями независимо от формы собственности, за исключением ИП, который вести карточки может, но это не входит в его обязанность.

Данный документ заполняется на всех работников: основных и совместителей, временных и сезонных, кроме работников, трудящихся по гражданско-правовым договорам. Карточка считается основным документом по учету личного состава.

Личная карточка открывается с момента начала трудовой деятельности работника (при приеме на работу) до его увольнения. Личные карточки – это обязательные кадровые документы для учета труда и его оплаты, утвержденные Постановлением № 1.

Если работник потерял трудовую книжку, то ее данные можно восстановить лишь на основании личной карточки, в которой указывается трудовой стаж работника.

Как сшивать личные дела уволенных сотрудников

Внимание К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты.

При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела. 3.6.18. Помощь: Подготовка личных дел, оформленных с нарушениями, к сдаче в архив — некоторые личные дела отсутствуют; — на работников, которые работали по совместительству, а впоследствии принимались на постоянную работу, не были заведены новые дела.

Устранить некоторые нарушения (например, получить заявление от работника, который уже давно уволен) не представляется возможным.

Тема: Хранение документов уволенных сотрудников

После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение.личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке. Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и другие осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организациях создается архив.

В архивный фонд организации попадает лишь часть документов, он не включает в себя документы с кратким сроком хранения (до 10 лет включительно).

Архивный фонд организации состоит из документов долговременного хранения (свыше 10 лет) и постоянного хранения, включая документы по личному составу, которые имеют экономическое, социальное, политическое, культурное, историческое и иное значение.

Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации или работодателем. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии. В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002, организация должна обеспечить архив специально оборудованным помещением и кадрами.

Иск об увольнении

Материал складируется просто на территории, не в помещении. Есть сторож, но нет видеонаблюдения. Отгрузка материала будет производится через весы.

юрист: Усов Р.Н.статус: вопрос решёнвопрос: Выясняется что у нас недостача товара, с каждого снимают по 25 т рублей, но никакого акта ревизии я не видел и не подписывал.

Тем более привезли трудовые книги где уже стоят записи об увольнении. Хотя, повторюсь, мы ничего не писали.

подскажите как быть.

юрист: Рогожина О.В.статус: в ожиданиивопрос: Добрый день! Спасибо!

юрист: Иванова Е.В.статус: требуются уточнениявопрос: Есть 2 ИП, муж и жена, допустим, Иванов Д.

юрист: Фокин А.А.статус: вопрос решёнвопрос: Имею выслугу 23.

5 лет. Находясь в отпуске написал рапорт на увольнение в связи с уходом на пенсию.

При выходе из отпуска, по мнению начальства я прогулял один день.

Личная карточка работника по форме Т-2.

Образец заполнения

Но даже они зачастую ведут карты собственному желанию, чтобы использовать их в управленческой работе. Законодательство не устанавливает четких сроков для создания карточки Т-2. Оптимальный вариант – создать ее в момент взятия человека на должность, но можно и повременить.

Главное – чтобы отметка в трудкнижке о взятии на должность была продублирована в карточке. Для успешного создания карточки Т-2 необходим ряд бумаг:

1. договор о принятии на работу;
2. автобиография (необязательно – работник может подать сведения и устно).
3. диплом или другие подтверждения образования, квалификации, спецзнаний;
4. свидетельство о пенсионной страховке;
5. паспорт;
6. для лиц, которых могут призвать в армию – документы военного учета;
7. приказ, выписанный работодателем;
8. трудовая книжка (или другой способ подтверждения стажа работы);

Важно!

Специфика работы, на которую принимается человек, иногда вызывает необходимость предоставления дополнительных бумаг. Работодатель обязан запросить их, чтобы информация в карточке Т-2 была полной. Чтобы заполнить раздел 2, который содержит информацию о военном учете, понадобятся такие документы:

1. для людей, находящихся в запасе – временное удостоверение или полноценный военный билет;
2. для людей, которые могут быть призваны – подтверждение того, что человек подлежит призыву.

Форма Т-2 – это довольно крупный документ, поэтому мы рассмотрим ее заполнение отдельно для каждого из 11 подразделов.

Как сшить личные карточки уволенных сотрудников

Заголовок дела» указываются фамилия, имя и от­чество уволенного работника. Образец оформления внутренней описи дела с личными карточками уволенных работников смотрите в рубрике «Полез­ная документация» на с.

27 журнала. Личные дела уволенных работников Существует 2 способа формирования личных дел уволенных работников: каждое личное дело уволенного работника подшивается и оформляется отдельно; все личные дела уволенных работников под­шиваются в одно дело по году увольнения. При первом и втором вариантах формирова­ния личных дел уволенных работников все доку­менты внутри каждого личного дела располагайте в порядке, предусмотренном п.

6 гл. 2 Инструк­ции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постанов­лением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее — Инструкция).

Личные дела уволенных работников нумеруйте черным графитным карандашом в правом верх­нем углу.

В случае если личные дела каждого уво­ленного работника подшиты отдельно, вам необ­ходимо нумеровать каждое дело самостоятельно. Если личные дела уволенных работников сброшю­рованы в тома по году увольнения, то все докумен­ты этого тома нумеруются валовым порядком. Принцип нумерации одинаков для всех личных дел независимо от способа формирования дела.

Важно Если в деле встречается сложенный лист, то он раз­ворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.

Лист любого формата, подшитый за один край, ну­меруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как 2 листа.

Как сшить личные карточки уволенных сотрудников

Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов.В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела.

Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно.Документы в него помещаются в порядке их поступления.В личное дело включаются:- анкета (личный листок по учету кадров);- копии документов, подтверждающих квалификацию работника (копии дипломов об окончании учебного заведения, свидетельств о дополнительном профессиональном образовании, свидетельств о повышении квалификации, дипломов о присвоении ученых степеней и званий и др.); — копия страхового пенсионного свидетельства;- трудовой договор;- копия приказа о приеме работника на работу;- опись документов, имеющихся в личном деле.По мере изменения положения работника в организации личное дело пополняется копиями приказов по личному составу, документами об аттестации, повышении квалификации и др.В начало дела помещается внутренняя опись его документов, которая является учетным документом личного дела. Внутренняя опись составляется по установленной форме (приложение).Таким образом, личные карточки относятся к той категории дел, для которых п.

3.6.3 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением коллегии Росархива от 06.02.2002 [3] (далее — Основные правила), установлено требование

Личная карточка работника Т-2: образец заполнения

Поправки оговаривают, что взамен Министерство обороны утвердит перечень учетных документов. Пока изменений нет, и работодатели вправе пользоваться личными карточками, поскольку это предусмотрено , утв.

11.07.2017. Чтобы не нарушить законодательство, следите за новостями. В настоящее время, когда большинство процессов автоматизировано и исполняется в электронном виде, этот документ, как нам кажется, не нужен и представляет собой рудимент кадрового делопроизводства, отвлекающий ресурсы на его заполнение и хранение.

А хранить его надо постоянно, пока человек работает, и еще плюс 75 лет после его увольнения. Минимально работник расписывается в карточке три раза:

1. за достоверность сведений при приеме на работу;
2. при ознакомлении с записью о приеме на работу в трудовой книжке;
3. при увольнении.

В последующем, если сотрудник переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносятся соответствующие изменения, человек каждый раз расписывается в карточке рядом с дублирующей записью об этих сведениях.

Разберем образец заполнения личной карточки работника (форма Т-2) 2023 года. Образец заполнения карточки Т-2 начинается с так называемой шапки или основных реквизитов организации. Вписываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

Вносим сведения в таблицу, в которой указываем дату заполнения, табельный номер сотрудника, его ИНН (при наличии) и СНИЛС, вид и характер работы (как в трудовом договоре), пол. В ячейке «Алфавит» ставится первая буква фамилии работника.

Как сшить личные карточки уволенных сотрудников

При этом уточняются сведения о семейном положении, образовании, месте работы (подразделении организации), должности, месте жительства или месте пребывания граждан, другие сведения, содержащиеся в документах граждан, принимаемых на воинский учет; … 31.

В целях сбора, хранения и обработки сведений, содержащихся в личных карточках граждан, подлежащих воинскому учету, организации и их должностные лица: а) определяют граждан, подлежащих постановке на воинский учет по месту работы и (или) по месту жительства, и принимают необходимые меры к постановке их на воинский учет; б) ведут и хранят личные карточки граждан, поставленных на воинский учет, в порядке, определяемом Министерством обороны Российской Федерации. Рис. 1 Личные карточки относятся к категории дел временного (свыше 10 лет) хранения.

Согласно ст. Кто ведет личные карточки? Форма Т-2 оформляется сотрудниками кадровой службы на основании приказа (или распоряжения) руководителя о приеме на работу.

Где хранить личные карточки? Они хранятся в шкаф. Шкаф закрывают на ключ для исключения свободного доступа посторонних лиц и работников к этим документам.

Как располагаются личные карточки?

Они распределяются по структурным подразделениям, внутри каждого — пофамильно по алфавиту до третьей буквы при помощи разделителей. При увольнении работника личные карточки изымаются из списка работающих и хранятся отдельно, распределившись по годам увольнения, а внутри каждого года — по алфавиту.

Заголовок документа» указываются фамилия, имя, отчество уволенного работника.

Карточки т 2 на сотрудников уволенных подшиваются с заявлениями

Сохранность информации в отдельных делах значительно выше, чем в нарядах.

Из нарядов «утечка информации» происходит чаще.

Например, кто-то получил разрешение руководства ознакомиться с личным делом уволенного работника Смирнова П.А., но в наряде были подшиты еще 15 личных дел. Таким образом «любопытный исследователь» может без проблем «изучить» еще дополнительно 15 личных дел уволенных в том же году.

Есть еще причина, по которой лучше формировать личные дела работников не в наряды, а отдельно.

Согласно ст. 656 а) ПТУД личные дела руководителей организации и других «привилегированных» категорий работников должны храниться постоянно, а не 75 или 50 лет, как у остальных.

Важно ТК РФ). В любом случае (независимо от установленного в организации порядка) определите сотрудника, ответственного за подготовку документов (в т.

ч. кадровых) к их передаче на архивное хранение.

Соответствующие обязанности могут быть возложены на сотрудника, например, приказом руководителя.

Это следует из положений абзаца 1 пункта 6.3 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст). Проведение экспертизы ценности документов Статья об оформлении личной карточки поможет вам не допускать ошибок в работе.

По общему правилу передаче документов (в т. ч. кадровых) на хранение в архив организации предшествует экспертиза ценности документов. Ее проводят ежегодно, чаще всего в начале календарного года (п.

На основании п. 1 ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ от 22.