Главная / Земельное право / Надо ли прошивать первичку

Надо ли прошивать первичку

Оглавление:

Обязательно ли сшивать бухгалтерские документы для архива


В пачке должно быть не более 250 листов. Толщина ее должна составлять не более 4 см. К блоку необходимо добавить пустой лист. Все скрепки, булавки должны быть удалены.

3. Нумерация. Нумерация страниц производится только простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается.

Номера страниц не должны задевать текст документа.

Важно! В процессе нумерации с титульным листом цифра «1» не ставится, нумеруем только со второго листа с цифры «2». Основные инструкции:

  1. Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть. Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.
  2. В документах письма хранятся в конвертах.

Внимание Прошивают листы только специальными нитками (их еще называют банковским шпагатом) и иголкой.

А как правильно сшивать документы в делопроизводстве? Давайте подробно, шаг за шагом, рассмотрим, как это делается.

Оформить дело нужно таким образом, чтобы в дальнейшем его можно было прочитать.

Поэтому с левой стороны, на расстоянии полутора сантиметров от края, прокалываются шилом три дырочки, одна под другой. Среднее отверстие должно располагаться ровно посередине, а два остальных — находиться в трех сантиметрах от него. Если дело небольшое, то удобнее использовать дырокол.

А для увесистых томов лучше взять шило. Очень часто портятся первая и последняя страницы.

Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу?

Главное правило: если фирме нужно отдать в инстанцию более одного листа, сшивать бумаги обязательно!Теперь нужно разобраться, как сшивать документы правильно? Многие впадают в крайности: сделать обязательно три и более отверстий, использовать только нейлоновую нить, текст на скрепляющей бумажке только печатными буквами…На самом деле, нет четких требований к проколам, ниткам и т.д. Основная функция прошивки документов – обеспечить их сохранность.

Чтобы нужный лист не исчез или не был подменен третьими лицами. Что действительно важно:Прошитая стопка документов должна быть пронумерована на полях.

На обратной стороне стопке должна находится наклейка, препятствующая изыманию листов.

Для этого она фиксируется на клей и на ней ставится печать организации, частично заходящая на наклейку, частично на лист, на который она крепится.На наклейке пишется следующее:

«Прошито, пронумеровано (количество листов прописью), прошнуровано, скреплено печатью»

. Также ставится подпись и расшифровка, обычно руководителя или лица, которое осуществляло подготовку документов.Первый, наиболее распространенный вариант – проколоть стопку толстой иглой или шилом и прошить нитками.

Либо сделать отверстия дыроколом. Кстати, этот вариант предпочтительнее.

Если пакет документов будут помещать в скоросшиватель, то возможна неприятная ситуация: дыроколом могут «сломать печать», попросту порвать нить, скрепляющую бумаги.По традиции, несколько раз продеть нить в отверстия и закрепить в узелок. Кончики нити оставить

Обязательно ли сшивать документацию в конце года?

или можно хранить в скоросшивателе?

Это далеко не так.

Прежде чем приступить к обработке дел, следует обратить внимание на правильность оформления документов и полноту их состава.

Необходимо провести сверку всех распорядительных документов, наличие всех необходимых реквизитов: дат и номеров, подписей.

При этом следует помнить, что на длительное архивное хранение отбираются документы только в виде их подлинников.

В случае отсутствия подлинных документов они заменяются заверенными копиями.

При определении сроков хранения документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения(далее — Типовой перечень) (М., 2000), а также ведомственными перечнями.

На длительное архивное хранение отбираются документы, имеющие 10-летний (и свыше) срок хранения. Как правило, в опись дел по личному составу включаются следующие виды документов и располагаемые в приведенной последовательности: приказы (распоряжения) по личному составу, списки работников, карточки по учету личного состава, личные дела, лицевые счета по заработной плате рабочих и служащих, невостребованные личные документы работников (трудовые книжки, аттестаты, свидетельства и др.), акты о несчастных случаях, связанных с выполнением должностных обязанностей.
Помимо указанных документов на хранение отбираются трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел, табели или наряды работников вредных профессий.

Отбор документов для дальнейшего хранения проводится путем проведения полистного просмотра дел.

Какие документы нужно обязательно прошивать

После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края.

Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5. Требования о том, что каждый документ (в том числе заявление), содержащий более одного листа, представляется в прошитом, пронумерованном виде, а количество листов подтверждается подписью заявителя или нотариуса на обороте последнего листа документа на месте его прошивки — содержались в утратившем силу Приказе Федеральной налоговой службы от 1 ноября 2004 г.

N САЭ-3-09/Получается, что на данный момент прошивать и наклеивать на место прошивки информационную наклейку, в которой указано сколько листов содержится в документе и что все они пронумерованы, не обязательно, но и не запрещено, что подтверждает Письмо Федеральной налоговой службы от 25 сентября 2013 г. N СА-3-14/, представленное ниже:Сразу стоит отметить, что всем физическим лицам, которые собирались регистрировать ИП, нужно было в обязательном порядке сшивать подаваемое заявление вплоть до 2014 года, но на данный момент это требование уже не является обязательным. При этом многие сотрудники налоговых служб по сегодняшний день продолжают настаивать на обязательном сшивании всех документов, поэтому лучше всего предварительно обратиться в отделение ФНС и уточнить, нужно ли проводить данную процедуру.На данный момент никто не может обязать будущего предпринимателя проводить сшивание всех бумаг для регистрации, и нередко налоговые инспекторы даже

Как подшивать бухгалтерские документы

3 Второй журнал-ордер № 2 «Банк».

Подшивайте в этот журнал выписки из банка с приложенными к ним платежными поручениями и т.п. 4 В журнал-ордер № 5 «Расчеты с заказчиками» включите документы, основанные на зачете взаимных требований, отражаемых на счете № 67 «Расчеты в порядке зачетов взаимных требований».

5 Накладные по материальным ценностям, поступившим от поставщиков, подшивайте в журнал-ордер № 6 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Особый порядок подшивки для счетов-фактур. Полученные от поставщиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленных покупателям, храните в отдельных журналах.

6 Авансовые отчеты, с приложенными товарными и фискальными чеками подкладывайте к журналу-ордеру № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».

7 В журнал-ордер № 8 «Расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами» подшивайте бухгалтерские регистры по начислению налогов. 8 Расчеты по заработной плате ведите в журнале-ордере № 10.

Подшивайте к нему табель, расчетно-платежную ведомость, копии приказов отпусков, отпускные записки и т.п. 9 Заведите журнал-ордер № 15 «По прочим операциям», куда подкладывайте документы, не включенные в другие журналы. Для отчетов заведите отдельные папки: квартальные отчеты, годовой отчет, отчеты в ПФ, отчеты в налоговую инспекцию и т.п.

Обратите внимание В инструкциях нет обязательных требований к оформлению подшивки документов.

Главное правило раскладки документов по папкам — быстрый поиск.

Надо ли прошивать и скреплять печатью технические проекты

А прошивка через 5 отверстий — это предел защиты документов, на которые способна прошивка.

А для этого необходимо соблюдать системность делопроизводства.

Надо еще заметить, что для нескольких листов А4 отверстия сделать легко, но дырокол рассчитан на определенную толщину пачки листов. А что делать, если нужно сшивать кассовые документы толстой пачкой, например? Затем в документе (-ах) нужно будет сделать нумерацию листов : предварительно нужно удалить скрепки, затем документы разложить по порядку и пронумеровать с первого листа до последнего Обычно нужно сшивать документы нитками, но иногда можно использовать и тонкую ленту (как показано на видео выше).

Хотя, многие бухгалтера предпочитают сшивать документы не любыми нитками, а шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210.

Важно Дела могут быть указаны по степени значимости.

Например, устав, протоколы, планы.

Видеоурок по оформлению папки для сдачи в архив рассмотрен здесь: Для регистрации в качестве предпринимателя или юридического лица, а также внесения изменений в сведения в инспекции налоговой службы представляемые документы прошиваются в присутствии нотариуса. Нововведения в этом случае не действуют, поскольку таким образом нотариус гарантирует, что никаких исправлений после удостоверения подписи заявителя не последует.

С июля 2013 года сдавать отчет в налоговую можно не сшивая документ. В Методических рекомендациях этот пункт исключен.

Как должна выглядеть подшивка документов, представляемых в ИФНС

Напомним, что раньше контролирующие органы допускали представление подшивок, заверенных на обороте последнего листа, только для многостраничных документов; .

На усмотрение предпринимателей сейчас есть выбор сдавать документы просто в скрепленном или прошитом виде. Правила делопроизводства, однако, никто не отменял.
К представляемой в ИФНС подшивке следует приложить сопроводительное письмо, в котором надо указать:

  1. количество листов в каждой из них.
  2. количество подшивок;
  3. реквизиты требования о представлении документов;

Приведем примерный текст самого письма.

Для остальных же заверительную визу нужно было ставить на каждом листе. В нынешних разъяснениях Минфина подобной оговорки нет. То есть подшивка может объединять в себе разные документы (например, и накладные, и счета-фактуры).
Во исполнение требования № 156/15 от 03.11.2015 о представлении документов (информации) направляем 3 (три) подшивки копий следующих документов: — договоры с контрагентами и акты выполненных работ — 107 (сто семь) листов; — счета-фактуры — 44 (сорок четыре) листа; — накладные — 38 (тридцать восемь) листов. Кстати, в этот раз Минфин не настаивает на наличии описи представляемых документов, как раньше.

И это вполне справедливо, ведь опись, по сути, дублирует текст сопроводительного письма.

  • , № 20, № 20
  • , № 14
  • , № 2, № 2
  • , № 6
  • , № 9
  • , № 16
  • , № 19
  • , № 17
  • , № 13, № 13
  • , № 11, № 11
  • , № 4, № 4, № 4
  • , № 1, № 1
  • , № 10, № 10, № 10
  • , № 15
  • , № 12, № 12
  • , № 3
  • , № 9

Обязательно ли подшивать первичные бухгалтерские документы

К таким делам относятся, например, личные карточки, трудовые книжки, журналы учета. Такой порядок следует из пунктов 4.14–4.18 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Заголовок дела В графе № 2 номенклатуры укажите заголовки дел (папок) всех документов, с которыми работаете (входящих, исходящих, внутренних), а также справочные и регистрационные материалы (картотеки, журналы (книги) учета и выдачи документов).

Но многие бухгалтерские программы выводят на листах дату печати. Поэтому неясно, вправе ли компания печатать книгу именно 20-го числа, так как «до 20-го» предполагает, что это число не включается.

Важно Непонятно, что будет, если напечатать документ позже, например 25-го числа.

Как хранить. В Минфине нам подтвердили, что распечатать книгу можно и 20-го числа включительно. Ведь срок для сдачи декларации не позднее 20-го числа.

Но даже если при печати будет более поздняя дата, перепечатывать книгу не требуется.

Штрафов все равно нет. А вычеты из-за такого нарушения инспекторы вряд ли снимут, ведь сами счета-фактуры будут в порядке. Дополнительные листы В постановлении № 1137 сказано, что дополнительные листы надо приложить к книге продаж или покупок, пронумеровать с продолжением сквозной нумерации, прошнуровать и скрепить печатью. Размеры формируются в соответствии с форматом используемой для документов бумаги.

Для долгого хранения. Делаются в произвольном формате, изготавливаются из картона с повышенной твердостью.

Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ.

Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образец

Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год.

Она больше подходит для регистрации документации ООО.

  1. Расписанные в брошюрах способы сшивания листов относятся к документации, которую необходимо хранить более 10 лет.
  2. Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки. Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.

Какие документы прошиваются?

  1. документы для сдачи отчетности в ПФР
  2. Документация бухгалтерии
  3. при подготовке документации к сдаче в архив
  4. документы при заключении особо важных соглашений
  5. документы в различные отделы банка
  6. нотариально удостоверенные копии и переводы
  7. Документы для налоговой
  8. копии уставных документов
  9. книги учета прибыли
  10. Входящая и исходящая документация делопроизводителя
  11. Кадровая документация по итогам текущего года
  12. документы на тендер
  1. Прошивать пакет документов принято иглой и нитками. Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.
  2. Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами.

  3. Иногда допускается применение степлера для прошивки документов. Идеальный вариант — использование специального оборудования.

Порядок ведения журналов операций

Процитированная норма Федерального закона от 6 декабря 2011 г.

№ 402-ФЗ не устанавливает каких-либо требований к периодичности подшивки первичных бухгалтерских документов.

В соответствии с пунктом 11 по истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года) , сформированные на бумажном носителе, относящиеся к соответствующим Журналам операций, хронологически подбираются и сброшюровываются. На обложке указывается: наименование субъекта учета; название и порядковый номер папки (дела); период (дата), за который сформирован регистр бухгалтерского учета (Журнал операций), с указанием года и месяца (числа); наименование регистра бухгалтерского учета (Журнала операций), с указанием при наличии его номера; количества листов в папке (деле).

Таким образом, на уровне нормативного акта установлена обязанность учреждений подшивать документы по окончании каждого отчетного периода.

Для целей бухгалтерской отчетности минимальным отчетным периодом для бюджетных учреждений является календарный квартал (для казенных – календарный месяц). В том случае, когда учреждение формирует себестоимость оказываемых услуг (платных, или оказываемых в рамках приносящей доход деятельности), отчетным периодом, как правило, является календарный месяц. Кроме того, отчетный период продолжительностью в один месяц применяется для целей налогообложения по некоторым видам налогов.

Таким образом, наиболее правомерной и обоснованной, по моему мнению, будет ежемесячная подшивка документов. Указание же в процитированной норме на отчетные периоды продолжительностью в квартал и в год, по моему мнению, следует трактовать как указание на то, что открытые дела с документами (подшитыми) ежемесячно могут не закрываться – брошюрование документов в одной папке может производиться в течение всего финансового года. Также считаю необходимым обратить внимание на то, что периодичность подшивки (брошюровки) документов следует закрепить в учетной политике учреждения (возможно, с указанием продолжительности отчетного периода, по завершении которого производится подшивка, и периода, по окончании которого дела закрываются).

Бесплатная консультацияЮриста:По любым вопросам

Подача в инстанции.

Отслеживание. Контроль каждого движения дела.

Всегда есть вероятность, что клиенту не нужно идти в суд или составлять претензию и иные документы, так как перспективы выиграть нет и клиент зря потратит время и деньги, хуже того, усугубит свое положение.

Именно по этому юристы нашей компании сначала делают бесплатный анализ ситуации, изучают имеющиеся документы, и только после этого предлагают пути решения, если они имееются. Почему нам доверяют? Качество обслуживания Уже более 10 лет наша компания оказывает бесплатные юридические консультации в различных областях гражданского права. Скорость Профессионалы своего дела проконсультируют Вас в течении 5 минут.

И Вы будете знать все о решении своей ситуации. Знание Дело каждого клиента передается в соответствующий отдел права, где его анализирует не менее 3х специалистов, включая старшего юриста. Конфиденциальность В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 27 июля 2006 г.

N 152 «О персональных данных» — мы гарантируем полную конфиденциальность всех консультаций Экономия Благодаря большому опыту в сфере гражданского права, мы с уверенностью можем говорить, как надо поступать в различных ситуациях. Минимальные действия, для максимального результата.

Легкость Обращаясь к нам, клиенты забывают о своей проблеме. Доверьте свою заботу нам, профессионалам своего дела.

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас!

Москва Санкт-Петербург Нажимая кнопку ОТПРАВИТЬ, вы принимаете условия Отправить Отправить Вам помогутнаши юристы и адвокаты «Каждую проблему можно решить по средствам закона.

Как прошивать документы

Можно выделить несколько основных видов документации, которые принято сшивать:

  1. Архивные (включенные в дела для передачи в архив);
  2. Кадровые (, штатное расписание);
  3. Направляемые на проверку (бумаги, направляемые в контролирующие органы: налоговую, ПФР);
  4. Бухгалтерские (авансовые отчеты, , счета-фактуры, кассовые книги, оборотные ведомости, акты выполненных работ, путевые листы, ведомости на заработную плату);
  5. Нотариально удостоверенные копии и переводы;
  6. Входящая и исходящая корреспонденция делопроизводителя;

Перед тем, как прошивать документы, нужно убедиться, что среди бумаг нет тех, что могут быть затребованы при проверке налоговой службой или переданы в ФНС для отчета.

Документы, которые передаются налоговикам, подшивать не нужно — это затруднит последующую работу с бумагами инспекторам. Единого регламента, который устанавливал бы правила, как прошивать документы, нет.

Некоторые общие требования можно найти в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело», но описания процедуры в стандарте не приведено.

На законодательном уровне процесс регламентируют лишь рекомендации Росархива (приказ №76 от 23.12.2009). В пункте 3.5.3. рекомендаций указано, что полное оформление дела предусматривает, среди прочих операций, подшивать и переплетать дела. В Приложении № 24 к этому пункту процедура описана подробнее.