Перечень номенклатура дел организации

Типовая номенклатура дел

Понимая, к какому блоку относятся те или иные документы, формируем перечень для кадровой службы, учитывая степень значимости. Не все предусмотренные трудовым законодательством РФ документы перечислены в утвержденном Приказом Перечне. В частности, там нет приказов, уведомлений.

№ Заголовок документа Нормативный акт 1 2 3 Приходно-расходная книга по и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них 4 5 6 7 постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г.

8 9 Приказы по основной деятельности 10 работников 11 ст.

16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ

«О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

12 Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации приказ Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г.

№ 739н 13 14 15 16 Документы о проведении работ в выходные и праздничные дни Ч. 4, 17 Положение о коммерческой тайне Ст.

10 Закона о коммерческой тайне 18 Ст. , , , ТК РФ В номенклатуре государственных организаций, имеющих сложную структуру управления, заголовки дел располагаются в следующей последовательности: Распорядительная документация вышестоящих организаций (федеральные законы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ). Локальные

Номенклатура дел организации

Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям. Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь).

Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год. Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации.

Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты.

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно.

Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т. е. учреждения, организации, предприятия. Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов.

Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять подобный перечень.

Прежде всего это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п. 2 ст. 20, вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

1. негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
2. негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.
3. государственные и муниципальные;

Остальным предприятиям это делать не обязательно.

Номенклатура дел бывает трех видов:

1. примерная (определяет примерный состав дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется)
2. (это нормативный документ, который определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях);

Отличный секретарь

Одно дело может содержать несколько документов.

Так, исходящее и входящее письма – это разные документы, а дело «Переписка с ООО «Северный ветер» включает в себя и входящие, и исходящие, но только относящиеся к переписке с ООО «Северный ветер».

Приказ по основной деятельности – это документ, и дело «Приказы по основной деятельности» состоит только из приказов. Может быть дело «Документы к проекту строительства Объекта №5», в которое будет входить несколько видов разных документов: и письма, и проект, и черновики проекта, и служебные записки, и программы, и договоры, и многое другое. Для чего нужна номенклатура выяснили, теперь можно приступать к ее созданию.

Перед тем, как составлять номенклатуру дел, необходимо четко знать, какие документы создаются в организации и в течение какого времени требуется их хранить. Как это определить? Провести опрос.

Для этого составляем опросный лист, с которым заходим в каждый отдел компании, и с помощью начальника отдела или его заместителя заполняем его. Пример опросного листа приведен ниже. Вы можете воспользоваться им или на его основе разработать собственный.

Для тренировки можно начать со своего отдела.

К примеру, секретарь, занимающийся созданием номенклатуры дел, может составить перечень документов секретариата. Может быть, это поможет скорректировать форму опросного листа. (.xlsx, 11 КБ) (.pdf, 216 КБ) Как только опросный лист будет заполнен, начальник каждого отдела должен отметить, какие документы из перечня требуют хранения.

Отсеиваются черновики, копии, получаемые из других отделов и подобные легко заменяемые и ненужные уже бумаги.

Составление и утверждение номенклатуры дел организации

Если организация небольшая, где не может быть четкой структуры, то разделами могут быть выбраны основные направления деятельности. Поэтому разделы номенклатуры (заголовки дел) должны быть названы так, чтобы было понятно, где он был создан и куда поступает.

Только таким образом можно создать сводную номенклатуру, на основании дел, принадлежащих структурным подразделениям или отделам.

Для составления придется воспользоваться не только уставными документами, но и , планами о работе, различными отчетами, перечнем документов, где будут указанными сроки хранения каждого, номенклатурами, которые были составлены ранее. Организовать правильно информационно-справочную работу компании, когда требуется постоянно обращаться к исполнительным документам, изданным ранее, невозможно без систематизации. В делопроизводстве, для того чтобы правильно систематизировать документы, их сначала необходимо классифицировать для размещения в соответствующих делах.

Под делом понимается совокупность документов (один документ), которые относятся к определенному вопросу или области деятельности предприятия, которые требуется объединить и поместить в одну или несколько папок. Под номенклатурой понимается систематизированный перечень с названиями дел, которые заводятся на конкретном предприятии. Каждое дело, как и документ должно иметь срок хранения, установленный требованиями законодательных актов.

Для оформления номенклатуры дел ответственному сотруднику следует руководствоваться Основными правилами работы архивов предприятия, а также Типовой инструкцией по делопроизводству.

Как составить номенклатуру дел в организации?

Но следует иметь в виду, что в случае ликвидации негосударственной организации ее документы сдаются в госархив (п. 10 ст. 23 закона № 125-ФЗ), и в этом случае номенклатура дел понадобится. Кроме того, негосударственные организации должны хранить архивные документы в течение установленных сроков их хранения (п.

1 ст. 17 закона № 125-ФЗ), т.

е. формировать собственные архивы. Создать такой архив удобнее по действующим правилам, одобренным Росархивом. Наличие номенклатуры дел, составленной по этим правилам, не только поможет юрлицу в учете документов, работе с ними, хранении и уничтожении, но и облегчит передачу дел в другую организацию в случае реорганизации или в госархив при ликвидации.

Как ликвидировать организацию, читайте в наших статьях:

1. .
2. ;

О составлении ликвидационного баланса читайте в статье . Номенклатура дел составляется каждым юрлицом индивидуально для себя.

В тех организациях, которые должны использовать ее типовую форму, работа облегчается благодаря тому, что в свой документ переносятся названия дел и сроки из данных форм. Разработку обычно поручают собственному подразделению или сотруднику.

Однако можно привлечь и стороннюю организацию или прибегнуть к помощи Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов). Номенклатура базируется на всех документах, характеризующих особенности деятельности и структуры юрлица, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в деятельности организаций.

В юрлицах, имеющих структурные подразделения (в т. ч. обособленные)

Номенклатура дел от А до Я

Правила 2015 делят все организации на две категории: те, которые являются источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и те, которые таковыми не являются.

Требования к номенклатурам дел первых, как нетрудно догадаться, строже (Таблица 1). 1Пункт 4.18 Правил 2015. Форма номенклатуры дел приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015.

Несмотря на то, что по Правилам 2015 и по рекомендации Основных правил делать это положено структурным подразделениям организации, такое поручение чаще всего получает именно секретарь. Возможно, это и объяснимо с точки зрения распределения обязанностей в коллективе (хоть и неверно), но без помощи коллег секретарь все равно не справится.

Поучаствовать им так или иначе придется.

На этом этапе задача составителя номенклатуры дел заключается в том, чтобы собрать информацию о делах и документах, которые образуются в деятельности каждого структурного подразделения.

Проще всего сделать это, разослав по отделам опросные листы. Минимум информации, которая нужна составителю, следующий: • заголовки дел; • вид носителя каждого дела (бумажный или электронный); • сроки хранения дел (если подразделение знает, каким документом они установлены). Очевидно, что секретарь или делопроизводитель не может владеть этой информацией в полном объеме.

Типовая номенклатура дел для организации — образец

Например, договор-заказ, содержащий расчет стоимости изготовления продукции по запросу заказчика «А», является документом, входящим в состав дела «Договоры-заказы», состоящего из аналогичных договоров, заключенных с разными заказчиками. При этом может существовать и дело, включающее разнородные документы, имеющие отношение к одному проекту. Такой подход существенно упрощает процедуру работы с документами.

Включение каждого из них в номенклатуру сделало бы ее чрезмерно раздутой, причем использование каждого нового бланка повлекло бы за собой необходимость внесения правок и корректировок. Объединение же документов в дела лишает номенклатуру указанных недостатков.

Номенклатура дел компании составляется на основании аналогичных реестров, разработанных для каждого из ее подразделений в отдельности. Документ подписывается директором архива, согласовывается с начальником службы, ответственной за ведение документооборота и утверждается директором предприятия, на котором используется эта номенклатура.

Если же структура управления организации претерпевает радикальные изменения, номенклатуру ее дел также придется пересмотреть.

Чтобы

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться:

• Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.
• Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).
• Положением о создании организации либо Уставом.
• Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.
• Номенклатурой дел прошлых лет.
• Регистрационными формами учреждения.
• Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.
• Штатным расписанием на текущий год.

Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т.

д. Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

1. упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
2. облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
3. обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.
4. уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;

Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2023) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы.

Справочник Бухгалтера

02 — Бухгалтерский учет и отчетность 02-01 …. 03 — Кадровое обеспечение 03-01 ….

Номенклатура дел функционального типа Индекс дела Заголовок дела (тома, частей) Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню Примечания 01 — Руководство 01-01 ….

02 — Прием, учет, подбор и расстановка кадров 02-01 …. 03 – Контроль в сфере информационных технологий 03-01 ….

Утвержденная сводная номенклатура дел действует в течение 5 лет, но подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры и функций организации, внесения новых заголовков дел.

Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года (в течении пяти лет) она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

Совокупность граф, отражающих сведения об одном деле, составляет статью номенклатуры дел.

Каждая статья номенклатуры дел включает пять граф: индекс дела, заголовок дела, количество дел, срок хранения дела и номер статьи по перечню, примечания.

Содержание номенклатуры дел Рассмотрим более подробно каждую из граф статьи номенклатуры дел.

Графа «Индекс дела».Вся входящая, исходящая и внутренняя документация организации или конкретного структурного подразделения для обеспечения сохранности, учета и облегчения поиска документов должна быть сгруппирована в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Статьи номенклатуры дел: порядок в документах

Далее мы рассмотрим содержание каждой из граф отдельно, а во второй части данной статьи более подробно остановимся на заполнении самой важной и самой сложной четвертой графы — «Срок хранения и номер статьи по перечню».

Справка В первой графе приводятся индексы (номера) дел.

Обычно они составляются из кода структурного подразделения и номера дела по порядку следования внутри раздела: 01-001, 01-002. 01.318, 01.319 и т.д. В конце каждого раздела номенклатуры дел, как правило, оставляют два-три так называемых резервных индекса (номера), чтобы в течение года при необходимости можно было включить недостающие заголовки дел.

Во второй графе номенклатуры указываются заголовки дел. Желательно сохранять единую последовательность заголовков дел во всех разделах номенклатуры дел. Внутри каждого выделенного комплекса деловых бумаг заголовки дел рекомендуется систематизировать по уровням: сначала заголовки с документами вышестоящих организаций, затем документы организации, после, при их наличии, – документы подведомственных организаций.

Третья графа (количество дел) подлежит заполнению в конце года. , объем дела не должен превышать 250 листов, поэтому если количество деловых бумаг большое, то дело нужно разделить на тома (части), в третье графе указать номер каждого тома (части) и его крайние даты: «Т.1 10.01.2017 — 31.07.2017» В четвертой графе НД следует проставить сроки хранения дел, определяемые по типовым и ведомственным перечням.

В этой же графе нужно указать ссылку на номер статьи по перечню.

Вы здесь:

Коммерческие компании ее могут использовать или нет.

А вот бюджетные учреждения и органы власти законодательство обязывает составлять номенклатуру дел при отправлении документов в государственный архив.Порядок составления номенклатуры

Отдел по делопроизводству начинает ее разработку за месяц до начала следующего года. В новых предприятиях, а также созданных подразделениях согласно положениям по архивам номенклатура разрабатывается в месячный срок.

В качестве методологической базы используются локальные акты фирмы по делопроизводству.

Определяется состав всех имеющихся на фирме документов, осуществляется их группировка по ряду признаков, основным из которых является структура организации. При этом необходимо исходит из принципа: сначала разрабатывается данный документ для структурного подразделения, потом его кодировка включается в сводную номенклатуру в общем по предприятию. Сроки хранения дел по номенклатуре подразделяются на временные и постоянные.

Надо учитывать, что значительная масса документов приходится на первую группу. Ко второй относятся в основном нормативные акты предприятия, используемые на протяжении всей его деятельности.

Номенклатура дел организации

Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, которые предположительно будут заведены в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинается в организации в последнем квартале – так, чтобы номенклатура была завершена в декабре и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие. Составление и оформление номенклатуры дел При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

Кроме текущих документов, необходимо изучить документацию прошлых лет.