Главная / Заключение и расторжение брака / Приказ по внутреннему документообороту на предприятии

Приказ по внутреннему документообороту на предприятии

Бесплатная консультацияЮриста:По любым вопросам


Подача в инстанции. Отслеживание. Контроль каждого движения дела. Всегда есть вероятность, что клиенту не нужно идти в суд или составлять претензию и иные документы, так как перспективы выиграть нет и клиент зря потратит время и деньги, хуже того, усугубит свое положение.

Именно по этому юристы нашей компании сначала делают бесплатный анализ ситуации, изучают имеющиеся документы, и только после этого предлагают пути решения, если они имееются.

Почему нам доверяют? Качество обслуживания Уже более 10 лет наша компания оказывает бесплатные юридические консультации в различных областях гражданского права.

Скорость Профессионалы своего дела проконсультируют Вас в течении 5 минут. И Вы будете знать все о решении своей ситуации. Знание Дело каждого клиента передается в соответствующий отдел права, где его анализирует не менее 3х специалистов, включая старшего юриста.

Конфиденциальность В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 27 июля 2006 г.

N 152 «О персональных данных» — мы гарантируем полную конфиденциальность всех консультаций Экономия Благодаря большому опыту в сфере гражданского права, мы с уверенностью можем говорить, как надо поступать в различных ситуациях.

Минимальные действия, для максимального результата. Легкость Обращаясь к нам, клиенты забывают о своей проблеме. Доверьте свою заботу нам, профессионалам своего дела. Получите бесплатную консультацию прямо сейчас! Москва Санкт-Петербург Нажимая кнопку ОТПРАВИТЬ, вы принимаете условия Отправить Отправить Вам помогутнаши юристы и адвокаты «Каждую проблему можно решить по средствам закона.

Инструкция по документообороту в организации образец

Разработчики инструкции толкуют ее содержание слушателям, выделяя ключевые моменты. С руководством по делопроизводству обязательно знакомят каждого сотрудника, а контроль над его соблюдением осуществляет служба ДОУ. Подготовка данного документа требует немало времени и сил.

Поэтому, приступая к его созданию, следует связаться с государственным архивом, где согласно договору вам предоставят консультации. Для небольших предприятий требования к документообороту нужно закрепить.

В большинстве из них действует лишь несколько ключевых правил делопроизводства.

Если в процессе работы документы теряются либо утрачивают силу, утверждается новая директива или порядок движения документации. Перечислим разделы, входящие в состав инструкции по делопроизводству, и их основное содержание.

  • Раздел «Общие положения» предусматривает:
  1. назначение подразделения, обеспечивающего единый документооборот во всех структурных единицах компании.
  2. ответственность за невыполнение правил;
  3. информацию о документах, которые регулирует инструкция (только секретные, все подряд и др.);
  • Тематические разделы вначале описывают процессы составления и оформления документации, затем определяют:
  1. порядок оформления приложений и копий;
  2. порядок размножения документов, применения бланков строгой отчетности и печатей.
  3. правила подготовки и согласования нормативов;
  4. виды документов;
  5. регламент использования документации исполнителями;

Положение о документообороте организации (примерная форма)

Регистрация отправляемых документов; 2.1.8.

Отправка документов; 2.1.9. Разработка, оформление и регистрация внутренних документов; 2.1.10.

Обработка и учет иностранной корреспонденции; 2.1.11. Учет и анализ объемов документооборота. 2.2. Прием и первичная обработка поступающих документов.

Прием и обработку поступающей в Организацию корреспонденции осуществляет Служба делопроизводства. При этом Служба делопроизводства: — проверяет правильность адресов поступающих документов, правильность доставки и комплектности документов. Ошибочно доставленную корреспонденцию Служба пересылает по принадлежности; — вскрывает принятую корреспонденцию (за исключением корреспонденции с отметкой на конверте «Лично»), сортирует документы на подлежащие и не подлежащие регистрации; — конверты от поступившей корреспонденции сохраняет и прилагает к документам в случаях, если календарный штемпель на конверте должен служить доказательством времени отправки или получения данного документа или если адрес отправителя указан только на конверте.
Обязательно сохраняются конверты с письмами претензионного характера, а также с обращениями граждан; — выделяет документы, адресованные в структурные подразделения Организации для передачи документов непосредственно в структурное подразделение, минуя руководство; — документы, поступившие в Организацию в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления в течение ___________ часов.

В случае поступления документов в нерабочее время сроки обработки документов и передачи их на участок

Приказ об утверждении графика документооборота

К нему предъявляется ряд требований:

  1. Наличие подписи директора.
  2. Ознакомление с приказом всех работников.

Форма распоряжения не утверждена законом. Поэтому приказ может составляться в свободной форме.

В графике обычно присутствуют эти сведения:

  1. Сроки проверки формы и содержания документов.
  2. Порядок передачи документов между структурными подразделениями.
  3. Сроки вступления локальных актов в силу.
  4. Порядок утверждения бумаг.
  5. Ответственность за несвоевременное выполнение обязанностей, связанных с документооборотом.
  6. Порядок исполнения документов.
  7. Сотрудники, которые несут ответственность за заполнение того или иного документа.
  8. Способы ведения и хранения бумаг.
  9. Контроль за соблюдением графика.
  10. Правила составления и оформления.

Если сотрудник нарушит график, его можно привлечь к ответственности.

Однако это возможно только при наличии приказа по утверждению графика. Если такого распоряжения нет, то всю ответственность будет нести директор компании. ООО «Скрепка» Приказ №44 г. Москва 19.02.2022 года Об утверждении графика документооборота Для обеспечения стабильной работы организации и рациональной организации документооборота ПРИКАЗЫВАЮ: 1.

Утвердить график документооборота на основании приложения №1.

2. Всем ответственным сотрудникам подавать первичную документацию в бухгалтерский отдел на основании утвержденного графика.

3. Полученные от контрагентов договоры направлять в бухгалтерию в сроки, зафиксированные в графике.

4.

Приказ о документообороте в организации бухгалтерские документы

Большую роль играет правильное его использование. Ведь документ — это прежде всего источник информации, которая имеет юридическую и коммерческую ценность. Четко организованный доступ к документу обеспечивает возможность его оперативного применения в текущей деятельности и защищает компанию от возможного ущерба в результате его несанкционированного использования.

Все названные аспекты работы с документами образуют систему внутреннего документооборота фирмы. Таким образом, внутренний документооборот должен иметь определенную процедуру и осуществляться в конкретные сроки, не противоречащие действующему законодательству, которые могут определяться руководителями структурных подразделений предприятия.
Ведение и строгое соблюдение графика документооборота позволит наладить и упорядочить рабочий процесс. Понятие документа и документооборота Согласно ст.

2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ

«Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

документ (документированная информация) — это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Согласно ст. 1 Федерального закона от 29.12.1994 N 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» документ — это материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и в пространстве в целях хранения и общественного использования. Для грамотной организации работы вначале рекомендуем решить, какие документы действительно нужны фирме.

Приказ по внутреннему документообороту на предприятии

Львиная доля документов — первичка, которая обязательно должна пройти через бухгалтерию. И порой бухгалтеру приходится буквально «вытрясать» из других подразделений эти документы.

Мы расскажем, как организовать документооборот, чтобы документы попадали в бухгалтерию вовремя. За свой «жизненный» путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение. Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т.

д. Но большинство организаций используют именно график документооборот а Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв.

ГСМ) и товарно-транспортные накладные (для списания товарно-материальных ценностей со складов). Также в графике должна быть указана цепочка, по которой документ проходит с момента создания до сдачи в бухгалтерию. График документооборота может быть прописан и в учетной политике.

Здесь отдельном разделе должна быть схема или таблица, описывающие стадии движения документов в организации.

Этапами документооборота являются:

  1. обработка, проверка и учет документа в бухгалтерии;
  2. сдача документа в бухгалтерию;
  3. направление документа в архив и хранение документа.
  4. оформление и заполнение документа ответственным лицом (продавцом, экспедитором и др.);

Следует отразить стадии движения документации в графике документооборота в бухгалтерии. Конкретную форму графика главбух может выбрать по своему усмотрению.

Приказ по внутреннему документообороту на предприятии

Так, если решено привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение упомянутых правил, то приказ об этом уже будет относиться к категории «по личному составу». Задача приказов по личному составу – отразить решения руководителя, касающиеся кадровой политики организации.

Минфином СССР 29.07.83 № 105 .РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ График документооборота является одним из элементов системы внутреннего контроля (СВК) п. 41 Федерального правила (стандарта) аудиторской деятельности № 8, утв.

Постановлением Правительства от 23.09.2002 № 696 .

Чем выше надежность СВК, тем выше вероятность получения аудиторского заключения с минимальным количеством замечаний. Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ 22/2010.
Виды приказов в организации Обычно весь массив приказов организации принято разделять на два потока: по основной деятельности и по личному составу.

За первые отвечает служба ДОУ, вторые, как зеницу ока, бережет отдел кадров.

Помимо функционального назначения между этими видами приказов есть еще одно существенное различие, а именно – срок их хранения.

Обратимся к Перечню типовых управленческих архивных документов (см. ниже по тексту его фрагмент со статьей 19; далее – Перечень 2010 года).

Образец приказа по документообороту

Несмотря на то, что он не входит в число обязательных, руководители стремятся его принять, чтобы оптимизировать работу с документами. Рассмотрим подробнее, как утвердить инструкцию по делопроизводству и правильно подготовить соответствующий приказ.

Содержание рассматриваемого локального нормативного акта регулирует статья 8 ТК РФ.

В ней сказано, что принимать такие нормы могут любые работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Локальные нормативные акты должны соответствовать положениям Трудового кодекса и не могут ухудшать положение работника. Порядок разработки инструкции по делопроизводству Существующее законодательство не обязывает руководителей предприятий принимать данный нормативный акт.

Тем не менее, он имеет важный практический характер, поскольку позволяет оптимизировать и упорядочить алгоритм работы с документами в организации. Обычно разработка этого документа состоит из нескольких этапов:

  • Согласование с заинтересованными сотрудниками – фиксируется путем составления листа согласования.
  • Ввод в действие.
  • Утверждение.
  • Сбор и анализ информации – производится на основе опроса руководителей подразделений, а также нормативно-методической документации.
  • Подготовка текста.

Инструкция по делопроизводству наделяется юридической силой после издания приказа о ее утверждении.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству Законодательством не предусматривает унифицированную форму данного приказа, поэтому руководители составляют его самостоятельно.

Приказ и распоряжение: процедура издания на предприятии

Распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

В настоящее время на практике известно несколько подходов, которые определяют, в каких случаях должны создаваться приказы, а в каких – распоряжения. 1.На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии – исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения – по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.). 2.Второй подход приемлем для средних и крупных предприятий, где правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений.

В этом случае руководитель предприятия издает приказы, которые распространяются на все предприятие в целом, а руководители структурных подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение. Приказы и распоряжения

Документооборот.

Требования к оформлению документации

Для входящих:

    прием и первичная обработка; предварительное рассмотрение делопроизводителем; регистрация; рассмотрение руководством организации и направление на исполнение; обработка, исполнение, подготовка ответов; контроль исполнения.

Для исходящих:

    разработка, оформление; регистрация; отправка.

Для внутренних:

    разработка, оформление; регистрация; обработка, исполнение, подготовка ответов; контроль исполнения.

Для всех:

    учет и анализ объемов документооборота; хранение.

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2019) можно скачать ниже.

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации . Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.

Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику. В нем определены понятия, используемые в статье: Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими

Miassats.Ru

Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т.

д. Но большинство организаций используют именно график документооборот а Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв.

Минфином СССР 29.07.83 № 105 . РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ График документооборота является одним из элементов системы внутреннего контроля (СВК) п.

41 Федерального правила (стандарта) аудиторской деятельности № 8, утв. Постановлением Правительства от 23.09.2002 № 696 .

Чем выше надежность СВК, тем выше вероятность получения аудиторского заключения с минимальным количеством замечаний. Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ 22/2010.

Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием. Кроме того, чтобы принять к вычету НДС по счетам-фактурам, своевременно полученным организацией, но оказавшимся в бухгалтерии только в следующем квартале, по мнению налоговиков, надо подать уточненк у Письмо ФНС от 30.03.2012 № ЕД-3-3/1057@ .

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

Кроме того, чтобы принять к вычету НДС по счетам-фактурам, своевременно полученным организацией, но оказавшимся в бухгалтерии только в следующем квартале, по мнению налоговиков, надо подать уточненку. Именно с помощью графика документооборота можно назначить ответственных за составление и передачу документов лиц, а также установить конкретные сроки по передаче первички в бухгалтерию.

Это позволит бухгалтеру получать документы вовремя. Кроме того, бухгалтеру не придется объяснять каждому сотруднику, какие документы и в какой срок надо сдавать в бухгалтерию.

Кстати, график документооборота — это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности. Этого требует новый Закон о бухучете.

Унифицированной формы графика нет — каждой организации надо самостоятельно ее разработать. И чем больше организация, чем больше у нее видов деятельности, тем подробнее должен быть график. На первом этапе нужно очертить круг документов, которые образуются в процессе деятельности организации.

Кроме ежедневной первички по кассе, МПЗ и кадровому учету, включите в график и документы по операциям, которые случаются нечасто (например, по представительским мероприятиям и рекламным акциям).

Правильное оформление этих документов имеет большое значение для признания расходов.