Простановка индекса номера на документе

Простановка индекса номера на документе

Например: «Приказы по основной деятельности» (02-03, 03-03, 04-03 и т. д.). При нумерации документов следует соблюдать ряд правил, таких как простановка номера в верхних правых углах листов, те листы, на которые наклеено множество документов, имеющих небольшие размеры, нумеруются как один лист, описи документов исключаются из нумерации. Существует множество других правил, полное перечисление которых в рамках краткого обзора не представляется возможным.

Для исходящих документов штрих-код включает в себя регистрационный индекс и дату документа и располагается в границах, указанных в ДСТУ 4163-2003 для реквизитов бланка, а именно: с угловым расположением реквизитов — 73 миллиметра от начала первого реквизита, с продольным — 77 миллиметров. Реквизит 13. На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрация документов — важнейший этап работы с документами; определяется ГОСТом как фиксация факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи сведений о них в регистрационных формах.

Обработка входящих документов В данной организации входящие документы проходят следующие этапы: 1. Прием документов. 2. Рассмотрение документов руководителем, проставление резолюции. 3. Регистрация документов с внесением сведений из резолюции в журнал регистрации.

К приказам по личному составу относятся приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении, поощрении, командировании, предоставлении отпусков, взысканиях и назначении дежурных. Однако они имеют различные сроки хранения.

А документы с разными сроками хранения не могут помещаться в одно дело. Следовательно, внутри этой категории документов (приказы по личному составу) нужно при индексации учитывать различия в сроках хранения.

Так, приказы о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, длительных и зарубежных командировках формируются в одно дело в хронологическом порядке с присвоением к регистрационному индексу буквы «К» (для документов 75-летнего срока хранения) и буквы «Л» (для документов 3-летнего срока хранения).

При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный индекс дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например: В-125 (Володько), А-52 (Антончик) и т.д.

Справочная картотека по обращениям граждан строится по алфавиту фамилий.

Такая индексация позволяет быстро отыскать нужный документ. Регистрационные индексы распорядительных документов, составленные совместно двумя и более организациями (распоряжения, решения и т.п.), а также протоколы совместных заседаний состоят из регистрационных индексов документов каждой из организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например: 45/25. Регистрационный индекс исходящих и внутренних документов проставляется в левом верхнем углу документа ниже реквизитов бланка.

Необходимо помнить,

Простановка индекса номера на документе

п, принятым в учреждении.

Внимание В. группируются в отдельное дело Г.на руках у сотрудника 68.

ЛИЧНОЕ ДЕЛО ЗАВОДИТСЯ … А. на руководителей и ответственных исполнителей Б.

на каждого работника Важно В.нарушителей трудовой дисциплины Г.

клиентов фирмы ЭТАЛОНЫ ОТВЕТОВ РАЗДЕЛ 1.

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОБЩЕСТВЕННОГО ЗДОРОВЬЯ И ЗДРАВООХРАНЕНИЯ Тема: Методика расчета показателей медицинской статистики Тема: Вариационный анализ.

Оценка достоверности результатов статистического исследования Тема: Применение динамических рядов и метода стандартизации при анализе показателей состояния здоровья населения РАЗДЕЛ 2.

ОБЩЕСТВЕННОЕ ЗДОРОВЬЕ И ФАКТОРЫ, ЕГО ОПРЕДЕЛЯЮЩИЕ Тема: Методика изучения демографических показателей. Для исходящих документов штрих-код включает в себя регистрационный индекс и дату документа и располагается в границах, указанных в ДСТУ 4163-2003 для реквизитов бланка, а именно: с угловым расположением реквизитов — 73 миллиметра от начала первого реквизита, с продольным — 77 миллиметров. Реквизит 13. Ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дают ответ.

Указанный реквизит заполняется только в том случае, когда оформляют письмо-ответ на любой инициативный документ (обращение, запрос, предложение и тому подобное). Реквизит должен включать дату и индекс, указанные организацией, выдавшей или заключила документ, на который дается ответ.

Регистрационный индекс документов

Если документ подготовлен двумя или больше учреждениями, регистрационный индекс включает индексы каждой из этих учреждений, которые проставляются через правостороннюю наклонную черту в последовательности, в которой документ подписан его авторами, например: 41/68 — для совместных распорядительных документов или 03-14/450/02-11/208 — для совместных писем.

Гриф ограничения доступа 22. Гриф ограничения доступа к документам («Для служебного пользования») оформляются согласно с соответствующими нормативными актами и располагаются в правой части верхнего поля документа выше реквизита «Адресат» или «Грифа утверждения». Адресат 23. Документы адресуются учреждению, её структурным подразделениям или конкретным должностным лицам. В случае адресации документа учреждению или её структурным подразделениям без указания должностного лица их наименование наводится в именительном падеже, например: Исполнительный комитет г.

Харцызска Если документ посылается должностному лицу, наименование учреждения и её структурного подразделения приводится в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — у дательном, например: Исполнительный комитет г. Харцызска

ГОСТ 2.105-95 Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Общие требования к текстовым документам (с Изменением N 1, с Поправками)

N 426 межгосударственный стандарт ГОСТ 2.105-95 введен в действие в качестве государственного стандарта Российской Федерации с 1 июля 1996 г.4 ВЗАМЕН , ГОСТ 2.906-715 ИЗДАНИЕ (апрель 2011 г.) с , утвержденным в июне 2006 г.

(ИУС 9-2006), Поправкой (ИУС 12-2001)ВНЕСЕНЫ: поправка, опубликованная в ИУС N 2, 2012 год; , опубликованная в ИУС N 1, 2023 годПоправки внесены изготовителем базы данных Настоящий стандарт устанавливает общие требования к выполнению текстовых документов на изделия машиностроения, приборостроения и строительства.В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты: Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ Единая система конструкторской документации.

Основные надписиЕдиная система конструкторской документации.

Обозначения буквенныеЕдиная система конструкторской документации. Правила внесения изменений* Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов_______________ * На территории Российской Федерации отменен без замены.

ГОСТ 2.105-95 ЕСКД. Общие требования к текстовым документам (с Изменением N 1)

N 426 межгосударственный стандарт ГОСТ 2.105-95 введен в действие в качестве государственного стандарта Российской Федерации с 1 июля 1996 г.4 ВЗАМЕН , ГОСТ 2.906-715 ИЗДАНИЕ (апрель 2011 г.) с , утвержденным в июне 2006 г.

(ИУС 9-2006), Поправкой (ИУС 12-2001)ВНЕСЕНЫ: поправка, опубликованная в ИУС N 2, 2012 год; , опубликованная в ИУС N 1, 2023 годПоправки внесены изготовителем базы данных Настоящий стандарт устанавливает общие требования к выполнению текстовых документов на изделия машиностроения, приборостроения и строительства.В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты: Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ Единая система конструкторской документации. Основные надписиЕдиная система конструкторской документации.

Текстовые документыЕдиная система конструкторской документации. Основные требования к чертежам Единая система конструкторской документации. Форматы Единая система конструкторской документации.

Шрифты чертежные Единая система конструкторской документации.

Правила нанесения надписей, технических требований и таблиц на графических документах. Общие положения Единая система конструкторской документации. Обозначения буквенныеЕдиная система конструкторской документации.

Простановка индекса номера на документе

Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Составляются следующие кар­тотеки: · справочные; · контрольно-справочные; · по географии поступающих документов; · по предложениям, заявлениями жалобам граждан; · тематиче­ские (приказы, решения) и др.

А В 01-22/45] регистрационный индекс Состоит из порядкового номера документа в пределах группы документов, которые регистрируются, который дополняется индексами, которые применяются в учреждении, в частности индексами по номенклатуре дел, структурного подразделения, корреспондентов, должностных лиц, которые рассматривают или подписывают документ, исполнителей, деятельности которых касается документ, и тому подобное.

Инфо Составные части регистрационного индекса отделяются друг от друга правосторонней наклонной чертой. Последовательность написания составных частей регистрационного индекса может меняться в зависимости от того, какой документ регистрируется, — входной или такой, который создан в учреждении.

Каждая из них регистрирует документ у себя, и каждый присвоенный номер принадлежит этому документу.

Как правильно зарегистрировать входящий документ?

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива (например, входящие документы), дополняется при необходимости индексами по номенклатуре дел, классификаторами исполнителей и др. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Все о вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке. При регистрации входящих документов должен соблюдаться принцип однократной регистрации в день поступления. На документах ставится отметка о поступлении, которая в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 размещается в правом углу нижнего поля первого листа документа (в исключительных случаях на обороте первого листа) и включает учетный номер, входящий регистрационный индекс и дату получения документа в организации, которой адресован документ.

Отметка о поступлении документа может проставляться от руки или с помощью штампа, в котором указывается наименование организации, а также индекс входящего документа и дата поступления (они дописываются от руки, или ставятся с помощью нумератора и датера). В отдельных случаях помимо даты также ставится и время поступления документа (часы и минуты). ООО «Лотос» Вх. № 348 «23» июля 2011 г.

или ООО «Лотос» «23» июля 2011 г. вх. № 348/05-03 Отметка о поступлении является свидетельством принятия организацией документа.

С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа.

Где правильно ставить входящий номер в многостраничном документе: на первой странице или на последней? Секретарь, г.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса. Входящие документы Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)).

Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию. Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа.

Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

——————————— Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления. Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа.

Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.

1. область применения

General requirements for textual documents Дата введения 1996-07-01 Настоящий стандарт устанавливает общие требования к выполнению текстовых документов на изделия машиностроения, приборостроения и строительства.

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты: ЕСКД. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ ЕСКД.

Основные надписи ЕСКД. Текстовые документы ЕСКД.

Основные требования к чертежам ЕСКД. Форматы ЕСКД. Шрифты чертежные ЕСКД.

Правила нанесения на чертежах надписей, технических требований и таблиц ЕСКД.

Обозначения буквенные ЕСКД. Правила внесения изменений ГОСТ 6.38-90 УСД. Система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов ГОСТ 7.32-91 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления ГСИ.

Единицы физических величин Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы СПДС.

Основные требования к рабочей документации (Измененная редакция.

) 3.1 Текстовые документы подразделяют на документы, содержащие, в основном, сплошной текст (технические условия, паспорта, расчеты, пояснительные записки, инструкции и т.п.), и документы, содержащие текст, разбитый на графы (спецификации, ведомости, таблицы и т.п.).

Текстовые документы выполняют в бумажной форме и (или) в виде электронного документа (ДЭ) (Измененная редакция.

Отличный секретарь

Следующий реквизит, который мы рассматриваем – реквизит 12 «Регистрационный номер документа».

Цель этого реквизита идентифицировать документ и сделать его уникальным. При поиске регистрационный номер документа имеет решающее значение.

Какие документы подлежат регистрации, из чего может состоять их номер?

Какие бывают альтернативные системы нумерации?

Как выглядит номер, если документ составлялся двумя или более организациями? Абсолютно все организационно-правовые документы компании должны быть зарегистрированы.

Даже если этот документ существует в единственном числе и будет оставаться таким долгие годы, он будет делать это под №1.

Номера присваиваются документам по учетным формам: книгам или .

Каждый новый рабочий год (или новый сезон, если деятельность компании сезонная) нумерация в журналах начинается заново, с номера 1. Самый распространенный способ присвоения номеров документам – валовый, то есть начиная с №1, затем 2 и так до бесконечности.

Многие добавляют к номерам индексы. Фактически, регистрационный номер документа может быть дополнен любой информацией, закодированной в цифры или в буквы.

Дополнительные индексы ставятся через дробь или через дефис. Например: 113/01-23: 113 – это валовый номер документа, 01-23 – дело по , к которому относится документ. 2434/СЗ: 2434 – валовый номер, СЗ – филиал предприятия «Северо-Западный».

1252-02/02-01: 1252 – валовый регистрационный номер документа, 02 – код подразделения, в котором был создан документ, 02-01 – индекс дела по номенклатуре и так далее, вариантов здесь неограниченное количество.

Вы часто спрашиваете меня, как правильно . Отвечаю: правильно – никак. Регистрация документов задним числом не допускается, так что действовать правильно или неправильно тут нельзя.

Но ситуации бывают разные, и если они возникают слишком часто, то имеет смысл придумать такую систему присвоения регистрационных номеров документам, которая сама по себе исключала бы «задние числа». Организация вправе вводить такую систему нумерации, какую считает нужной. Например: 1010/1, где 1010 – это дата регистрации, 10 октября, а 1 – очередной регистрационный номер документа в рамках 10 октября.

День может быть закончен на номере 1010/214, а первый завтрашний документ начнется с номера 1110/1.

Знак дроби при оформлении регистрационного номера документа используется еще и в том случае, если документ является совместным, то есть его авторами стали две или более организаций. Каждая из них регистрирует документ у себя, и каждый присвоенный номер принадлежит этому документу.

Чаще всего это можно увидеть на договорах: 264/45-П: номер 264 присвоила одна сторона соглашения, 45-П – другая. Части номеров выстраиваются в порядке регистрации: первой зарегистрировала договор компания, присвоившая ему номер 264. Идентифицировать договор обе компании будут не по своим номерам, а по единому: 264/45-П.

Опубликовано: | Метки: ,

ГОСТ 2.104-2006 Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Основные надписи (с Поправками)

В случае пересмотра или отмены настоящего стандарта соответствующая информация будет опубликована в информационном указателе «Национальные стандарты»Настоящий стандарт устанавливает формы, размеры, номенклатуру реквизитов и порядок заполнения основной надписи и дополнительных граф к ней в конструкторских документах, предусмотренных стандартами Единой системы конструкторской документации.На основе настоящего стандарта допускается, при необходимости, разрабатывать стандарты, отражающие особенности указания реквизитов и атрибутов при оформлении конструкторских документов с учетом их специфики.В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие межгосударственные стандарты: Единая система конструкторской документации.

Электронная структура изделия. Общие положения Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов Единая система конструкторской документации.

Общие требования к текстовым документам Единая система конструкторской документации. Основные требования к чертежам Единая система конструкторской документации.

Обозначение изделий и конструкторских документов Единая система конструкторской документации.

Форматы Единая система конструкторской документации.

Масштабы Единая система конструкторской документации. Линии Единая система конструкторской документации. Изображения — виды, разрезы, сечения Единая система конструкторской документации.

Правила учета и хранения Единая система конструкторской документации.